手書きの代車管理をグーグルカレンダーに置き換えて集客をアップ クラウド・アプリセミナー復習3

公開日:  最終更新日:2015/12/13

7月22日堺商工会議所にてセミナーを開催しました。
タイトルは「売上アップと業務改善に威力を発揮する!
最新クラウド・アプリ活用セミナー」
〜その日から導入、ライバル会社に差をつけろ!〜」

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参加者の94%が満足されたセミナーです。
なお、このセミナーは人気が高く、11月24日八尾商工会議所、12月11日岸和田商工会議所でも開催しました。

ここではセミナーを振り返り大切なことを復習します。

今回のセミナーでは売上アップと業務改善に威力を発揮するクラウド・アプリ活用法をご紹介しました。
すでにクラウド・アプリを使っている人はたくさんいますが、限定した利用に留まっている方が大半です。
本セミナーでは良く知られたクラウド・アプリを上手に組み合わせて売上アップと業務改善を図ることができた事例の紹介、
クラウドの最前線などの内容をわかりやすくご説明しました。

今日は「売上拡大を目指す 自動車鈑金塗装専門店」の続きです。

守口市にある会社を事例に取り上げました。
この会社には経営者を悩ます大きな問題があります。
それは、月ごとの売上のアップダウンが激しいことです。
数年前から脱下請けからの脱却を図り、個人のお客様からの仕事の依頼を増やしてきました。
今では大半のお客様は個人客が占めるようになりました、
それにより収益の改善は進みました。
しかし、月によって仕事量のアップダウンが激しいことが経営課題です。

仕事量のアップダウンを減らすために2つのことを取り組みました。
1リピート率の向上
2現場のレベルアップ

しかし、改善が思うように進みません。
それは「現場作業は人の手によるアナログ作業」が原因です。
人の手によるアナログ作業は改善箇所が見つけにくいので改善が進みません。

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ところが、ある日、偶然にも改善箇所を発見することができました。
それは、手書きの作業指示書による業務効率の悪さです。
手書きの作業指示書をやめて作業指示書をクラウド化することが決まりました。
具体的にはEvernoteのノート機能を使い作業指示書を作成しました。
現場にはアイパッドを新しく設置し、アイパッドからEvernoteによる作業指示書を確認することにしました。
もう、作業する際に車のドアを開け運転席に置かれている作業指示書を確認する必要は無くなりました。
これによって、作業の効率化が進み現場のレベルアップが図れました。

さらに、改善箇所を発見することができました。
修理箇所をめぐるお客様とのトラブルです。
通常、フロントはお客様から預かった車の修理箇所をお客様の立会いのもと目視で確認します。
その修理箇所を作業指示書に記し、現場は作業指示書を通じて修理箇所を確認します。
そこで、Evernoteのノート機能を使い作業指示書を作成することを機に作業箇所の確認方法もクラウド化しました。
具体的にはEvernoteのskitch機能を使い作業箇所をクラウド化しました。
これにより、現場ではクラウド化された写真データーにより正確に修理箇所を確認することができるようになりました。
また、修理箇所を記された写真データーをいつでも見ることができるので、修理後の確認もしやすくなりました。

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さらに、リピート率の向上に貢献したもう一つの改善があります。
手書きの代車管理のクラウド化です。
通常、修理を依頼したお客様は修理が終わるまでの期間、代わりの車を修理工場から借ります。
これを代車と呼びます。
この工場でも複数の代車を用意し、お客様へのサービスに努めていました。
その代車の管理を手書きのファイルで行っていたため手間がかかることがあります。
代車の貸し出し状況はそのファイルを見ないとわからない状態なので、出先でお客様から代車の要望などの問い合わせがあるとすぐに返事ができません。
電話をいったん切り、事務所に代車状況を確認してから、電話をかけ直す状況になります。
事務所には誰もいない場合もあるので、その場合は自分が事務所に戻ったのち、電話をかけ直すしかないので、お客様をずいぶん待たせることになります。
そのようなことが重なるとお客様対応が悪い印象を持たれ、客離れにつながりつながります。

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そこで、Evernoteのノート機能を使い作業指示書を作成することを機に代車管理のクラウド化も行いました。
グーグルカレンダーを利用して代車の貸し出し状況をすべてグーグルカレンダーに入力しました。
これにより、代車の貸し出し状況をいつでも、どこからでも確認できるようになりました。
グーグルカレンダーにはマイカレンダー機能があり、複数の項目をスケジュール化することができます。
その機能に目をつけ、自社の代車ごとにカレンダーを作成することができました。

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もう、出先でお客様から代車の要望などの問い合わせがあっても折り返し電話する必要は無くなりました。
アイフォンですぐに貸し出し状況を確認できます。
これによって、お客様対応が改善され、リピート率の向上に貢献しました。

この事例からの学びです。
お客様対応の効率を高めるためにはアナログ管理からクラウド管理へ移行することが重要。
手書きのメモや書類をクラウド化することでお客様対応の効率化はできるようになる。

次は「町のパン屋でもできるクラウドによる業務改善」についてです。

株式会社ファイブスター 代表取締役 金山義則

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