スプレッドシートの活用で入力事務作業はゼロ! クラウド・アプリセミナー復習5

公開日:  最終更新日:2015/12/13

7月22日堺商工会議所にてセミナーを開催しました。
タイトルは「売上アップと業務改善に威力を発揮する!
最新クラウド・アプリ活用セミナー」
〜その日から導入、ライバル会社に差をつけろ!〜」

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参加者の94%が満足されたセミナーです。
なお、このセミナーは人気が高く、11月24日八尾商工会議所、12月11日岸和田商工会議所でも開催しました。

ここではセミナーを振り返り大切なことを復習します。

今回のセミナーでは売上アップと業務改善に威力を発揮するクラウド・アプリ活用法をご紹介しました。
すでにクラウド・アプリを使っている人はたくさんいますが、限定した利用に留まっている方が大半です。
本セミナーでは良く知られたクラウド・アプリを上手に組み合わせて売上アップと業務改善を図ることができた事例の紹介、
クラウドの最前線などの内容をわかりやすくご説明しました。

今日は「グーグルドライブのスプレッドシート」についてです。

セミナーでは飲食店での事例を通じてグーグルドライブのメリットを説明しました。
この飲食店には大きな課題がありました。それは事務作業に時間がかかりすぎることです。
この飲食店は3店舗と工場を所有しています。
各店はレジの売上記録を売上日計表に手書きして毎日本社にファックスします。
本社の事務担当者は届いた手書きの日計表をエクセルにデーター入力します。
各店は商品発注は発注用紙に内容を手書きして都度工場にファックスします。
工場はその用紙を本社に都度ファックスします。
本社の事務担当者は届いた発注用紙をエクセルにデーター入力します。
このようにすべては手書きのため、入力業務に時間がかかりすぎる。
さらに、記入ミスや計算ミスがあるために、その確認や修正に時間がかかりすぎていました。

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そこで、手書きの仕組みをやめて、それらの業務を全てクラウド化することにしました。
具体的にはグーグルドライブのスプレッドシートを活用することにしました。
スプレッドシートを活用することにより。各店舗は直接スプレッドシートにデーターを打ち込めます。
手書きしたり、ファックスすることなく売上日計や商品発注が可能になりました。
また、今まで本社の事務が行ってた日計表や商品発注書のデーター入力が不要になりました。
また、記入ミスや計算ミスもなくなり正確な数値がスピディーに行えるようになりました。

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さらに、リアルタイムに売上や客単価が確認できるようになりました。
それにより、各店舗スタッフの売上に対する意識が高まり、売上が向上するようになりました。

この店舗がスプレッドシートを選んだ理由は以下の通りです。
1 50人までのリアルタイム同時編集可能
2 入力の都度毎に自動的に保存
3 修正都度にバージョンが自動保存されているのですぐに復元可能

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スプレッドシートはエクセルは似ていますが、上記の機能はエクセルにはありません。
特に複数の人が一つのエクセルファイルを使うとなるとエクセルは不便です。
その点、50人まで同時編集可能なスプレッドシートは便利です。

この事例からの学びです。
手書きされた用紙の数値の入力などの事務作業は非効率。
クラウドアプリを活用することで入力などの事務作業は大幅に削減され、ミスも減る。
特にスプレッドシートはエクセルにはない機能が多いので複数箇所などで利用する場合は効果的。

株式会社ファイブスター 代表取締役 金山義則

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